Как оформить служебную записку на командировку

Служебная записка – это внутренний документ, на основании которого возможно подтвердить отправку работника в командировку. Значительно чаще ее пишут, когда отсутствуют проездные билеты, документы на проживание, которые могут доказать работу в другом населенном пункте. Рассмотрим, как верно подтвердить поездку.

Кто должен подтверждать командирование

Согласно Распоряжению Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595 и Распоряжению Правительства РФ от 29.07.2015 N 771, служебная записка о командировке (пример 2017 представлен ниже) составляется работником после возвращения. Конкретные сроки представления в законодательстве не прописаны, исходя из этого допускается ее сдавать или в тот рабочий день, когда закончилась командировка, или на следующий рабочий день после ее завершения.


Крайне важно приложить документы, подтверждающие имевшиеся затраты на горючее, стоянку, иные цели. Лишь при наличии первичных для учета бумаг возможно будет компенсировать затраты работника. На базе одной служебки доказать применение личного транспорта для проезда к месту назначения и обратно запрещено, подчеркивается в письме Министерства финансов России от 20.04.2015 № 03-03-06/22368.

Служебная записка о направлении в командировку. Пример и правила составления

В законодательстве не прописано требований, которым нужно следовать при составлении служебки, исходя из этого ее возможно составлять в свободной форме, но с учетом определенных требований.

1. Служебная записка составляется на странице форматом А4. В случае если у компании имеется фирменный бланк, то разъяснения лучше составлять именно на нем.
2. Документ адресуется лицу, который принимает решение о направлении в командировку, к примеру, начальнику организации. Его должность и Ф.И.О. прописываются в правом верхнем углу.
3. Ниже нужно уточнить, кто является автором служебной записки, командированным. Также вписывается его должность и персональные данные.
4. Приблизительно во второй трети страницы по центру указывание наименование документа. Точка в конце не ставится.
5. Потом идет подробный текст, где детально разъясняется, по каким причинам, с какими целями, кто и на какой срок был направлен в командировку. Дополнительно нужно указать, употреблялся ли персональный или рабочий транспорт. В случае если да, то вписываются государственные номера автомобилей , и информации о водителе. Помимо этого, в этом разделе стоит уточнить время отправки и возвращения, потому, что это разрешит определить продолжительность поездки.
6. Следующий раздел – приложения. В нем нужно прописать, какие поэтому первичные документы предоставлены, чтобы подтвердить командирование. Это может быть путевой лист, кассовые чеки с заправок, квитанции на парковку, отчет о выполненной работе и т.п. Потому, что список оправдательных бумаг ничем не регламентирован, чем больше чеков, квитанций и счетов будет приложено, тем несложнее бухгалтеру списать затраты на командировку.
7. Последнее, что нужно сделать, – поставить дату составления записки и подписать ее.

Примерный пример документа





Документ отдается в бухгалтерию, где его регистрируют, передают на согласование с управлением, а после этого применяют по назначению.


В случае если незапланированные поездки по работе – нередкое явление в компании, в одном из ее внутренних документов возможно утвердить пример либо бланк служебной записки. Тогда работникам будет несложнее отчитываться, а бухгалтеру – новости учет и списывать затраты.

Особенности при командировании ИП и директора

В то время как речь заходит о командировании наемных работников, Сложностей нет. А вдруг по работе в другой населенный пункт отправляется личный предприниматель? Нужно ли ему подтверждать поездку и затраты на нее? В письме Минфина от 05.07.2013 № 03-11-11/166 сказано, что в принципе в рабочие поездки направляют наемных работников, а сам на себя ИП может ничего не делать. Но лучше перестраховаться и таковой документ написать, и приложить доказательства. При таких условиях у сотрудников налоговой администрации не будет оснований подозревать предпринимателя в каких-то схемах по уклонению от налогообложения.


Что касается директоров, то распространено мнение, словно бы им тоже разрешается не составлять служебные записки. Разъясняется это тем, что директор сам подписывает приказ о командировании, исходя из этого не имеет смысла дублировать его текст. Но с позиций налогообложения такая позиция неверна. Так как, служебка составляется поэтому чтобы подтвердить продолжительность командировки и затраты. И одного приказа в этом случае будет слишком мало.


Посмотрите еще интересный материал по теме юрист. Это вероятно будет весьма интересно.